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01 接待计划制定

02 接待费用预算

03 接待方案制定

04 前台接待管理

05 重要接待预案

行政接待

接待方案是接待工作的依据，是参与接待工作的有关部门和人员应遵循的基本规范。

1．接待方案制定准备工作

为保证接待方案切实可行，企业相关工作人员在制定接待方案前，必须必须做好如下。

领受任务

通过接收来访者的传真、电话或领导批示等途径领受任务

沟通衔接

掌握来宾基本信息，包括来宾负责人及随行人员名单、出发时间、交通工具、来访目的、住宿和餐饮要求、初步日程安排和参观点等

预订住地

在制定方案同时，要预先联系相关部门，预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室、宴会厅等，以保证方案制定后可以得到落实

拟定参观点

与有关单位及人员沟通，按来宾要求有针对性地选择符合访问要求的参观点

拟定主陪人

根据来宾的考察内容和领导分工，与企业相关领导的秘书进行沟通协调，拟定主陪人

准备材料

按照接待要求，提前通知相关部门起草、收集整理材料等

2．起草接待方案

（1）方案制定依据。

接待方案的制定依据包括：来访者的来访目的、活动时间、来访者基本信息、领导要求及企业实际情况等。

（2）方案的具体内容。

接待方案具体内容需包括：导语（来宾的基本信息）、考察活动（时间、地点、内容、陪同人员、任务分工）、食宿安排和会见、座谈会、宴请安排（时间、地点、双方参加人员、会议议程）、新闻报道、附属材料（主宾简介、来访单位简介）等。

3．接待方案制定注意问题

接待方案的制定工作应注意以下4个问题，具体如下。

◎ 必须弄清来宾人数、国籍、性别、习俗以及访问人员个别要求等

◎ 接待方案中各项工作都应有专人负责安排，并明确各自职责范围

◎ 对接待过程中某些具体情况的变化，事前应有充分的考虑和准备

◎ 某些重要接待方案属保密文件，不应向无关人员泄露接待方案

前台接待的方式包括电话接待与来访接待两部分。热情周到、规范有序的前台接待工作，有利于帮助行政部获取各种信息、扩大对外影响、树立良好的企业形象。

1．电话接待管理

电话接待，即前台人员负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，对重要事项进行记录并传达给相关人员，做到不遗漏、不延误。

电话接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。

2．来访接待管理

来访者接待，即前台人员对进入办公室区域的来访者进行接待、基本咨询和引见、并礼貌送客，期间须严格遵守企业的前台接待规范，保持良好的礼仪礼节。

来访接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。

对于重要接待任务，如贵宾或特殊来宾来访，要在制定接待方案的基础上，制定重要接待预案。重要接待预案中除应有接待方案中包括的内容外，还应增加参观行进路线和工作人员通讯方式等内容。

关于接待总公司领导检查工作的预案

一、目的

为做好总公司领导莅临检查的接待工作及安全保障工作，保证接待工作顺利完成，特制定本预案。

二、接待时间

20 年 月 日至20 年 月 日。

三、接待来宾

本次重要接待的来宾共3人，即总公司董事长××，技术部主管××，董事长秘书××一行三人。

四、接待地点

1．接送机地点：

2．下榻酒店：

3．参观地点：

4．参观地点简介（略）

五、接待负责人

本次接待工作负责人由分公司副总××、行政部经理××共同担任。

六、接待分工

（一）接待组

组 长：××（联系方式： ）

副组长：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）

成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）、

××（联系方式： ）

（二）后勤组

组 长：××（联系方式： ）

成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）

（三）宣传组

组 长：××（联系方式： ）

成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）

（四）保卫组

组 长：××（联系方式： ）

成 员：××（联系方式： ）、××（联系方式： ）

七、接待准备工作

（一）预定宾馆、餐厅

提前10天预定宾馆及餐厅。

（二）预定机票

至少提前3天预定返程的机票，必须是商务高等舱。

（三）会场确定及布置

1．确定接待场所为贵宾会议室

2．必须提前45分钟清洁并布置会场，保持会场整洁有序，空气清新

3．会场应布置“热烈欢迎总公司董事长莅临我公司检查”横幅

4．正确摆放会场所需物品，调试会场所用到的设备（如投影仪、音响、话筒等）

（四）联系陪同人员

根据总公司领导检查的内容及目的，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通。检查开始前1小时，再次提醒相关人员做好接待准备。

八、行程安排

接待工作的行程安排如下表所示。

九、经费预算

接待费用预算如下表所示。

十、来宾接待

（一）迎宾

1．接机人员提前半小时到达接机机场

2．接机人员确认董事长身份，准确地接到公司董事长一行

3．公司董事长一行到达公司前10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作

（二）安排住宿

接到来宾后，接机人员尽快将董事长一行带到酒店房间，并将确定的日程表、相关参观证等交给董事长秘书，并告知下一项活动的时间、地点等。

（三）座谈会安排

座谈会主要需开展以下5项工作。

1．宣讲（介绍近期运营情况）

2．技术经验交流（技术人员PPT讲解、互动）

3．会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）

4．拍照（进行拍照留念）

5．会后会场整理

（四）安排参观娱乐活动

确定游玩时间，游览路线，根据游玩景点的内容，提前与相应景点的负责人做好相关接待准备与安排，并注意做好董事长一行娱乐活动的保密及安全工作。

（五）应急事件处理

1．若出现临时事件，接待人员应及时向上级领导汇报，不得擅自定夺

2．若发现安全隐患或出现安全事故，接待人员应立即带领董事长一行离开原地，保证董事长的安全

十一、送别来宾

1．提前安排好送别的人员及车辆，车辆要提前1小时到达董事长一行住宿的据点，并将其安全送至返程机场。

2．送别时将准备好的礼品赠送给董事长。

3．估计董事长一行已抵达目的地，由副总打电话问候，表示关心，并征求其对接待工作的意见和建议。

十二、善后总结

（一）物资整理

及时清还租借物品，整理会场物资（除特殊情况外1小时内完成）。

（二）满意度调查

通过参加此次接待工作人员的反馈，了解董事长一行及公司人员对本次接待工作的满意度及改进建议。

（三）总结提升

接待完毕后，组织总结大会，以改善不足，提炼经验。

（四）宣传报道

宣传人员及时制作相关文件及内部报刊，在24小时内对此次检查工作进行宣传报道。

（五）费用结算

接待过程中产生的费用，如礼品费、住宿费、交通费等必须索要发票并及时结算。

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